Beza antara Meeting Simulasi, Rehearsal dan Program Sebenar

Assalamualaikum, apa khabar semua pengunjung blog cubitsanasini. Penulis doakan kalian semua dalam keadaan sihat walafiat. Lama menyepi bukan bermakna hilang terus penulisan baru, tapi oleh kerana tuntutan kerja yang sibuk dalam bulan september 2016 ini. Dengan Carnival International beserta persiapan bikin filem pendek untuk majlis perasmian Karnival yang telah berlalu itu. Alhamdulillah..penulis memanjatkan kesyukuran ke hadrat Illahi kerana telah diberikan ruang kebebasan untuk berkarya dalam penghasilan filem pendek tersebut. Dari penulisan skrip, selaku Direktor, Sinematografi, dan juga Editor. Dan telah selamat ditayangkan dalam Dewan Sultan Iskandar, UTM. Penulis akan berkongsi pautan untuk video tersebut. Tunggu sahaja ya.

Akan tetapi untuk entri kali ini penulis ingin berkongsi sedikit pandangan berkenaan tiga perkara berbeza dalam pembentukan sebuah program/majlis. Iaitu Meeting Simulasi, Rehearsal dan Program Sebenar. Ketiga-tiga proses tersebut adalah berbeza cara perlaksanaannya. Jadi, sama-sama kita cuba fahamkan apa yang penulis ingin sampaikan.

P/S: tak semua item dalam senarai ini memenuhi kehendak semua, barangkali setiap program/majlis itu berbeza. Tapi inilah apa yang penulis nampak dengan empat biji mata. ;)

Meeting Simulasi

1	bagi tugasan serta tanggungjawab kepada semua individu terlibat
2	simulasi biasanya dimulakan dari tentatif program yang telah siap dikarang dari A - Z
3	bos akan walkthrough satu demi satu item dalam tentatif program seolah-oleh program sedang berlaku in real time
4	apabila bos dapat detect kelemahan sesuatu item, samada ianya diubah atau delete terus daripada tentatif program
5	walaupun ada individu yang mungkin tidak suka akan tugas yang diberikan, tetapi wajib dilaksanakan ikut arahan bos
6	sewaktu meeting simulasi inilah nama individu yang terlibat akan dipetik oleh bos selaku Person in Charge (PIC). Apa-apa berlaku PIC tersebut akan bertanggungjawab sewaktu rehearsal dan semasa program sebenar berlangsung
7	Kalau betul-betul bos dah petik semua nama PIC, cuba run balik simulasi dari perkara A hingga Z. Betul ke takde yang tertinggal? Pasti ada..semak betul-betul. Registration, logistik, pengangkutan, makanan, tayangan montaj dan slide, VVIP, dsb. Bos mana boleh nampak semua perkara. Jadinya..perlulah ada orang tengah. Siapa orang tengah ni? Seeloknya Manager atau Administrator pejabat yang tersebut ada sekali dalam meeting.

Apa yang penulis tuliskan di atas adalah sebahagian kecil perkara dalam meeting simulasi. Ada lagi banyak perkara sebenarnya. Tapi inilah yang penulis nampak dan lihat selaku individu pelaksana yang terima arahan dari bos kecik dan bos besar. Masing-masing ada peranan tertentu dalam menjayakan program sebenar itu nanti. 

Cuba kita lihat pula perlaksanaan waktu rehearsal. Adakah align dengan apa yang kita derafkan dalam meeting? Jom kita semak.

Rehearsal

1	rehearsal dijalankan di lokasi sebenar program berlangsung
2	individu yang terlibat akan turun padang bagi melaksanakan program mengikuti tentatif dan juga simulasi yang telah dibincangkan bersama sewaktu dalam meeting
3	sewaktu rehearsal dijalankan, apa-apa kekurangan dan kelemahan akan ditambahbaik dan akan dilakukan berkali-kali sehinggalah mantap ataupun yang lebih senang ialah..bos puas hati!
4	kalau dalam tentatif program ada menjemput VVIP, maka individu-individu lain akan mainkan peranan selaku VVIP. (part yang ni bestlah sebab diiring oleh pegawai sampai ke tempat duduk VVIP)
5	kalau menyewa ruang orang lain e.g. Hotel, Convention Hall, Balai Raya sekalipun, pastikan teknikal staf yang menjaga bahagian audio dan video ada ketika itu. Kenapa? Pastikan audio signal yang diberi bunyinya seimbang (balance) supaya tidak ada bunyi yang tiba-tiba tinggi, tiba-tiba jadi rendah. Waktu inilah peranan teknikal staf akan diuji. (kalau staf yang dah expert mungkin akan bertenang sahaja, tetapi kalau yang baru macam mana? sudah tentu kena menempel dengan senior yang lebih berpengalaman. Mereka ni lebih makan garam)
6	Serupa juga dengan teknikal video team. Kalau dalam Hotel atau Convention Hall ada white screen 2-3 biji dan nak pancarkan live audience, slide ataupun tayangan montaj, pastikan kamera tersebut dapat tayangkan visual kepada white screen. Yang ini namanya tugas Technical Producer kalau dalam broadcasting environment. Kerja-kerja teknikal sebegini bukan semua orang boleh buat kalau tidak ada pengalaman mendalam yang berkaitan. Begitu juga dengan yang jaga switcher dalam control room, mereka ini akan bagi arahan kepada camera operator untuk ambil angle tertentu untuk dipancarkan pada white screen
7	Skrip EMCEE sepatutnya diberikan kepada semua petugas hatta pekerja am sekalipun. Kadang-kadang yang buat skrip tu pun kena edit semula saat-saat akhir oleh kerana perubahan tertentu oleh orang tertentu. Oops my gucci! ;p (waktu nilah tension, ada aje perubahan)
8	Kalau yang bertugas tidak hadir ketika rehearsal bagaimana? Ni tugas bos, biasanya cuti akan dibekukan supaya setiap petugas tahu akan tanggungjawab masing-masing ketika rehearsal dan program sebenar nantinya. Kecualilah emergency, yang ini di luar kuasa kita, maha pencipta yang mengatur akan segala sesuatu
9	Sewaktu rehearsal dijalankan tiba-tiba mata terpandang ada yang duduk goyang kaki sedangkan dah ada tugas masing-masing. Macam mana nak buat ni? Kalau bos besar tak nampak takpe, tapi kalau bos kecik yang nampak? Nak cakap apa? "Haippp!!..kan dah tahu tugas masing-masing, kenapa nak berlenggang lagi?" Haha..ini peranan bos jer yang tahu
10	biasanya semua individu yang terlibat akan melakukan kerja lebih masa ataupun OT. Waktu begini memang berlambak OT yang boleh pulun, tapi buat OT tu biarlah yang berkaitan kerja dan bukannya tuang masa begitu sahaja. Rezeki itu biarlah halal lagi baik. Kalau rasa-rasanya ada tuang masa lebih, cover balik dengan berlaku jujur sewaktu claim OT.
11	rehearsal hanyalah pentas lakonan sebelum program sebenar berlangsung

Waktu rehearsal ini berlaku kalau boleh diibaratkan dalam production set, ada Director, Technical Director, Assistant Director, Technical Producer, Sound Engineer, Production Manager, Stage Manager, Floor Manager, Camera Operator, Production Assistant, Graphics Coordinator dan pelbagai lagi. Mereka inilah yang menjayakan sesuatu rancangan TV dalam siaran langsung ataupun dirakam terlebih dahulu. Siapa yang melihat rancangan mereka? Jutaan penonton di luar sana samada dalam dan luar negara, melalui capaian streaming internet ataupun radio sewaktu program itu berlangsung. Lebih-lebih lagi kalau rancangan tersebut berbentuk hiburan yang memerlukan beberapa individu yang bergelar artis untuk menyanyi di atas pentas. Tetapi mereka (Production Crew) mampu untuk melaksanakan tugasan tersebut dengan cemerlang sekali. Menarik bukan? Waktu mereka kendalikan rancangan tersebut bukannya CEO ada dalam set sambil berdiri dengan gah bagi arahan itu dan ini kepada production crew. Untuk apa ada Technical Director, Production Manager, Sound Engineer dan pelbagai lagi dalam production? Mereka inilah pekerja belakang tabir (expert) yang melaksanakan sesuatu program jadi nyata. Rating naik atau jatuh terpulang kepada penonton.

Apa yang penulis nak sampaikan di sini ialah, kalaupun program/majlis yang dikendalikan oleh kita bukanlah sehebat sesebuah production company sewaktu rehearsal yang memerlukan ramai tenaga manusia untuk menjalankan rehearsal tersebut, kenapa tidak kita contohi mereka sehingga rancangan tersebut jadi nyata sewaktu live broadcast? Kalaupun kita bukanlah sehebat ataupun profesional dalam erti kata sesebuah production company, kenapa tidak kita aplikasikan keprofesionalan mereka dalam program/majlis kita? Kerana QUALITY tersebut yang ingin kita terapkan ke dalam program/majlis yang kita mahu laksanakan. Kalau kita mampu untuk jalankan tugas dengan amalan profesional seperti mereka tak kira lelaki atau perempuan, maka sudah pasti semakin kurang error yang berlaku. Ketepikan sikap yang suka berlonggok-longgok dalam membuat kerja yang mudah yang mungkin memerlukan seorang sahaja staf untuk melaksanakan tugas tersebut. Tak perlulah kalau kita ingin hantar hanya satu rim A4 tetapi mengajak 2-3 orang rakan di belakang kita dan berikannya kepada rakan yang lain. Tak perlu pun sebenarnya ramai-ramai untuk buat kerja macam tu. Tolong elakkan perkara ini. Dan yang paling penting, tak perlulah maki-hamun macam orang production bekerja dalam studio atau bikin filem. ;p (amalan profesional sahaja yang kita mahu ambil contoh)

Program Sebenar

1	semua petugas dah tahu tanggungjawab masing-masing dan dikehendaki berada dalam posisi masing-masing
2	kemudian apabila VVIP tiba petugas yang diberi tanggungjawab akan menjalankan tugas beliau untuk direct arah tuju mana terlebih dahulu sebelum memasuki ruang Dewan Ballroom Hotel atau Convention Hall.
3	adakah ketibaan VVIP disambut dengan gimik tertentu? e.g. kompang, gong dsb? atau bersahaja?
4	petugas media dari luar akan hadir ketika ini bagi memetik DSLR mereka untuk acara tertentu dalam tentatif program (pengalaman penulis sewaktu jadi petugas media untuk BIOMALAYSIA tahun 2013 dahulu di Persada Johor, main organizer dah bagi siap-siap dalam envelop bertajuk photographers pack. Kandungan dalam envelop ini terdiri daripada tentatif program yang berlangsung sekitar 2-3 hari berserta emergency exit sekiranya berlaku kejadian tidak diingini)
5	bos dah bagi arahan spesifik waktu meeting simulasi lagi bagi pihak A untuk buat kerja XX, tetapi dalam program sebenar, pihak A tambah tugas baru atas arahan bos kecik untuk buat tugas YY. Maka pihak A lakukan juga atas arahan bos kecik. Barangkali telah ada tugas tersebut untuk pihak yang lain tetapi pihak A juga yang kena buat. (atau mungkin juga bos kecik lebih percaya pihak A buat tugas tersebut berbanding pihak yang lain?)
6	Program berlangsung dengan baik tanpa nampak apa-apa cacat cela di mata pengungjung. Tetapi ketahuilah..yang bertugas belakang tabir siap dengan walkie talkie kelihatan sedikit huru-hara dibuatnya. Manakan tidak, arahan yang sepatutnya diberi oleh bos A, tiba-tiba bos B pula bagi arahan. Kemudian Bos C kata lain, tak boleh macam ni. Maka orang-orang di bawah yang sedang melaksanakan arahan tersebut akan jadi gila oleh kerana arahan yang pelbagai dari pelbagai bos A, B, C dsb. Yang kena sound nanti yang execute arahan tersebut. Alahai..
7	Bila dah habis program, siapa yang akan datang untuk angkat barang-barang yang berat dan banyak pula kuantitinya? Dalam meeting simulasi dah ada orang yang sepatutnya handle tugas ini, tetapi lain pula jadinya. Kena minta tolong orang lain yang ada kenderaan untuk angkut barang-barang tersebut. Nanti! Betul ke dalam meeting semulasi dah ada PIC untuk tugasan ini? post mortem!!
8	Tiba-tiba dalam program sebenar ada tambahan item dalam tentatif program. Oo..ada kekurangan ni, elok juga tambah, kata bos besar. Maka akan ada announcement baru sebelum program berakhir
9	reaksi pengunjung atau peserta. Bagaimana reaksi mereka ketika majlis berlangsung. Adakah masing-masing sibuk menjaga booth sendiri bagi melayan tetamu berkunjung ataupun panel penilai yang datang dari booth ke booth untuk tujuan penilaian? Adakah mereka turut serta memberikan tumpuan sewaktu majlis pelancaran program tersebut? Atau masing-masing sibuk dengan smartphone mereka update status tentang suasana majlis.
10	kenapa waktu program sebenar berjalan orang yang dah dapat tugas tertentu terpaksa buat kerja lain? Nanti!! Adakah ini kerana sewaktu meeting simulasi tidak diperincikan hal yang demikian sehingga terjadinya begini?

Baiklah..kalau kita lihat program sebenar berlangsung, sudah pasti anda akan sedar dalam senarai yang saya tuliskan di atas ada beberapa perkara yang barangkali terlepas pandang sewaktu dalam meeting simulasi lagi. Ini adalah apa yang penulis dapat ungkapkan dari kaca mata penulis sendiri sebagai orang kerdil ala-ala Ant-Man. :) Dan program tersebut telahpun berlalu. Penulis pasti banyak lagi perkara yang tertinggal dalam senarai di atas ini tapi inilah yang mampu penulis terjemahkan hasil penelitian sendiri.

Mungkin tak sempurna senarai itu dan ada banyak lagi yang sepatutnya dimasukkan, tapi itulah apa yang mampu untuk dituliskan setakat ini. Mudah-mudahan ada pengajaran yang baik buat kita semua dalam pengalaman yang dilalui ini.

Wassalam...
Jeffri Rahman
Multimedia Producer | Blogger | Voice over